Der ganz neue große Social-Media-Check

Drei Taktiken für mehr Übersicht und Ordnung in Ihren Social-Media-Kanälen – plus Tabelle mit Anleitung zum Download

Haben Sie wirklich noch den Überblick über alle Konten, Profile, Seiten Ihres Unternehmens in sozialen Netzwerken? Wann haben Sie zuletzt Ihre Strategie überprüft? Haben Sie einen Plan, was Sie wann wo für wen und wie oft posten wollen? Sind alle Ihre Kurzbios, Daten, Bilder, Links auf dem neuesten Stand? Sind alle Beteiligten, die daran mitarbeiten, eingebunden? Soziale Netzwerke wandeln sich schnell. Strategien müssen sich ständig anpassen. Umso entscheidender ist es, die Übersicht zu behalten. Hier ist mein gründlich überarbeiteter großer Social-Media-Check mit drei verschiedenen Vorschlägen für das systematische Vorgehen. Dazu schenke ich Ihnen mein Social-Media-Inventory als Tabelle zum Download mit einer genauen Anleitung, wie Sie diese ausfüllen.

Rundum oder Schritt für Schritt: So kommt Ordnung in Ihre Social-Media-Konten

Alle hier beschriebenen Vorgehensweisen basieren darauf, dass Sie bereits eine Social-Media-Strategie verfolgen, die in Ihr gesamtes Kommunikationskonzept eingebettet ist. Der Social-Media-Check ersetzt also keine umfassende Kommunikations- und Social-Media-Strategie, sondern ergänzt sie taktisch und hilft bei der praktischen Umsetzung. Zugleich kann er aber dabei helfen, die Strategien zu überprüfen und auf Überarbeitungsbedarf hinweisen. Deswegen spreche ich im Folgenden auch von „Taktiken“ und nicht von „Strategien“.

Der Social-Media-Check dient dazu …

⇨ die eigene Vorgehensweise und die dazugehörigen Prozesse zu überprüfen

⇨ den Überblick (wieder-) zu gewinnen

⇨ dafür zu sorgen, dass dieser Überblick künftig jederzeit für alle Beteiligten auf Abruf vorhanden ist.

⇨ Handlungsbedarf zu erkennen und entsprechende Schritte einzuleiten.

A propos Social-Media-Strategie

Der Social-Media-Check kann eine gute Informationsbasis bereitstellen, um eine Social-Media-Strategie neu zu erarbeiten oder zu überarbeiten. Diese sollte aber immer im größeren Zusammenhang der Contentstrategie und diese innerhalb der Gesamtkommunikation betrachtet werden. Mehr Tipps und Best Practice für Ihre Kommunikationsstrategie und Ihre Social-Media-Strategie finden Sie hier im PR-Doktor.

1. Die Rundum-Taktik

Ausgangslage: 

Sie kommunizieren, über den eigenen Content Hub hinaus, strategisch geplant und umfassend in sozialen Netzwerken. Sie haben zahlreiche Profile und Seiten, etwa bei Facebook (hier betreiben Sie idealerweise zusätzlich Gruppen), LinkedIn, XING, Twitter, YouTube, Instagram. Weiterhin nutzen Sie vielleicht Angebote wie Pinterest und bieten Ihren Zielgruppen interessante Links in Social-Bookmarking-Diensten (wie Flipboard) an. Sie publizieren auf verschiedenen externen Plattformen nd … – ja, was eigentlich noch?

Das ist zu tun:

⇨ Laden Sie das Social-Media-Inventory herunter und richten Sie es für Ihr Unternehmen und zu Ihren Abläufen sowie Tools passend ein.  

⇨ Listen Sie alle Profile, Seiten und Accounts Ihres Unternehmens auf.

⇨ Analysieren Sie Ihre Pinnwände und stichprobenartig einzelne Postings. Vergleichen Sie anhand der Publikationen und Diskussionen der vergangenen Wochen die tatsächliche Vorgehensweise mit der ursprünglich geplanten Strategie und deren taktischer Umsetzung.

⇨ Arbeiten Sie die gesamte Social-Media-Checkliste ab.

Wenn sich anhand der gründlichen Prüfung zusätzlicher Handlungsbedarf ergibt: Gehen Sie beispielsweise vor wie in der Aufbau-Taktik beschrieben. 

Die Social-Media-Checkliste

Start

• Fragen Sie sich ehrlich (im Team): Habe ich/haben wir noch den Überblick über alle Profile, Konten und Kanäle?
• Fahnden Sie gezielt nach Profilen, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie wirklich genutzt haben.
• Laden Sie das Social-Media-Inventory herunter und richten Sie es ein.

Inventarisierung

• Legen Sie während der Erfassung jeweils für jedes Profil, jede Präsenz, jede Seite, jede Gruppe eine neue Zeile an.
• Gehen Sie die Punkte in der Tabelle einzeln durch. Dabei sind die folgenden besonders wichtig:
  • Sind alle Beschreibungen, Daten, Texte, Inhalte, Bilder, Links auf allen Plattformen aktuell?
  • Für jedes einzelne Angebot: Hat sich etwas an den Regularien, Funktionen, an der Bedienungsweise der einzelnen Plattformen geändert?
  • Prüfen Sie, ob alle Zugriffsrechte noch stimmen. Sind vielleicht Personen noch mit Rechten versehen, die gar nicht mehr im Unternehmen arbeiten oder längst andere Aufgaben wahrnehmen.
  • Checken Sie auch, welchen Apps Sie im Laufe der Zeit Zugriff auf Ihre Profile und Seiten gestattet haben – und ob Sie das wirklich noch alles wollen.
  • Richten Sie überall dort, wo es möglich, aber noch nicht geschehen ist, eine 2-Faktor-Authentifizierung ein.

Nach der gründlichen Erfassung

• Stimmt die tatsächliche Vorgehensweise mit der Strategie und Taktik überein, die Sie insgesamt und für jeden einzelnen Account vorgesehen haben?
• Brauchen Sie jede dieser Präsenzen noch und sind sie aktiv gepflegt – oder sollten sie einzelne besser stilllegen? – Zu beachten: Wie man Accounts stilllegt, hängt von der jeweiligen Plattform ab. Geben Sie aber nicht vorschnell Nutzernamen auf, etwa Ihren Firmennamen, nur weil Sie ein Angebot vorerst stilllegen.
• Wollen Sie neue Tools oder Social-Media-Dashboards einführen? Wenn ja: Was ist dafür zu tun?
• Sind die eigenen Accounts und Profile auf Ihren eigenen Websiten noch aktuell, korrekt eingebaut und verlinkt? (Stichwort: Google+. Taucht das vielleicht noch irgendwo auf?)
• Überarbeiten Sie ggf. Strategie und Konzeption.

Weiteres Vorgehen

• Halten Sie die Tabelle stets aktuell und für alle Beteiligten verfügbar.

2. Die Schritt-für-Schritt-Taktik

Ausgangslage:

Ihre Profile und Seiten in sozialen Netzwerken sind gut sortiert. Sie haben den Überblick, und Ihre Abläufe stimmen – auch in der Content-Distribution. Sie möchten aber Details weiter optimieren, zum Beispiel die Informationsflüsse in alle Richtungen besser kanalisieren und selektieren. Vielleicht kommen aber zu viele Daten herein, die gar nicht mehr gesichtet werden können. Womöglich müssten eigentlich mal dringend gründlich aufräumen, aber es fehlt gerade die Zeit dazu. Da die Grundlage stimmt, können Sie Schritt für Schritt vorgehen, indem Sie nach und nach erfassen und optimieren.

Das ist zu tun:

Integrieren Sie die schrittweise Überprüfung in Ihre täglichen Arbeitsabläufe, beispielsweise wie folgt:

⇨ Laden Sie das Social-Media-Inventory herunter und richten Sie es für Ihr Unternehmen und zu Ihren Abläufen sowie Tools passend ein.  

⇨ Tragen Sie für den Anfang die wichtigsten Profile, die Sie täglich oder häufig nutzen, in die Tabelle ein.

⇨ Immer dann, wenn Sie einen Newsletter, eine Nachricht oder sonst eine Information von einer selten genutzten Plattform erhalten, gehen Sie dorthin und checken die einzelnen Punkte aus der Tabelle.

⇨ Fahnden Sie nach und nach – immer dann, wenn etwas Zeit ist – gezielt nach Accounts, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie wirklich genutzt haben.

⇨ Prüfen Sie bei jeder Plattform, ob die geplante und die tatsächliche Vorgehensweise noch übereinstimmen.

⇨ Prüfen Sie, ob und wie Sie die einzelnen, selten genutzten Accounts noch brauchen.

⇨ Arbeiten Sie auf diese Weise nach und nach die Social-Media-Checkliste ab.

Auch hier wird sich schnell erweisen, an welchen Stellen Sie nachregulieren sollten. Unter Umständen zeigt sich, dass Ihre Strategie insgesamt überarbeitet werden sollte und Sie danach eine neue taktische Vorgehensweise entwickeln. Oder Sie stellen fest, dass Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe von dem abweichen, was Sie eigentlich geplant hatten, und Sie passen sie wieder an. Im zweiten Fall haben Sie dann nach einiger Zeit wieder den kompletten Überblick gewonnen und können überlegen, ob Sie Ihre Strategie noch einmal grundlegend neu planen wollen.

3. Die Ausbau-Taktik

Ausgangslage:

Sie sind bereits als Unternehmen und als Personenmarke (oder mit verschiedenen Personenmarken) in ausgewählten sozialen Netzwerken präsent. Diese Profile, Seiten und Gruppen haben Sie gut im Griff. Vielleicht haben Sie mit den zuvor beschriebenen Taktiken bereits sortiert und aufgeräumt. Jetzt wollen Sie sich weitere Angebote erschließen.

Das ist zu tun:

Um den Ausbau Ihrer Präsenzen auf eine solide Basis zu stellen und gleich Ordnung zu schaffen und zu behalten, könnten Sie folgendermaßen vorgehen.

⇨ Checken und reservieren Sie (wenn noch nicht geschehen), Ihren (Benutzer-/Firmen-) Namen auf weiteren Plattformen. Dabei könnten zum Beispiel Angebote wie  NameChk und KnowEm helfen. Welche Plattformen die für Sie relevanten sind, kann natürlich nur eine ausführliche Strategie-Erarbeitung zeigen.

⇨ Setzen Sie Prioritäten. Welches sind die Haupt-Kommunikations-Kanäle? Mit welchen wollen Sie beginnen? Welche später ausbauen?

⇨ Legen Sie fest, wer für Ihr Unternehmen wo und wann und was sagen darf – und in welcher Form.

⇨ Beschreiben Sie Prozesse und Abstimmungspläne detailliert, übersichtlich und für alle Beteiligten verständlich: Wer ist wofür zuständig? Wer muss wann informiert werden? Wer reagiert im Krisenfall? Was ist dabei zu beachten?

⇨ Arbeiten Sie sich gründlicher in alle Funktionen der einzelnen Angebote ein und bauen Sie die Accounts gezielt aus. Wenn Ihre XING-Kontakte bisher nicht verschlagwortet sind, könnten Sie das jetzt tun. Sie könnten Twitter-Listen anlegen. Oder Sie könnten die gestalterischen und funktionalen Möglichkeiten Ihrer Facebook-Seite stärken nutzen. Denken Sie – abhängig von Ihrer Strategie – über Premium-Accounts, Facebook-Anzeigen und über eine stärkere Vernetzung zwischen Website/Blog und sozialen Netzwerken nach.

⇨ Denken Sie, wenn noch nicht geschehen, über Tools nach, die Ihnen die gemeinsame Arbeit erleichtern.

⇨ Etablieren Sie, wenn noch nicht geschehen, ein sinnvolles Monitoring. Siehe unter „Kontroll-Taktik“. Wenn Sie bereits eines haben, bauen Sie es weiter aus, so dass die Ergebnisse aussagekräftiger werden und beim weiteren Ausbau gezielt nutzbar sind.

Die Ausbau-Taktik basiert auf einer funktionierenden Strategie und funktioniert nur dann gut, wenn diese regelmäßig überprüft und weiterentwickelt wird. Dazu gehören immer auch die entsprechenden internen Prozesse und Tools – um diese wird es im Verlauf des Jahres in weiteren Beiträgen noch genauer gehen. 

Das Social-Media-Inventory als Tabelle zum kostenlosen Download

Für die Bestandsaufnahme habe ich eine sehr einfache Exceltabelle entwickelt. Hier können Sie alle Profile, Seiten und Accounts eintragen – persönliche ebenso wie Gemeinschafts- und  Unternehmenspräsenzen. Auf diese Weise gewinnen und behalten Sie eine umfassende Übersicht darüber, welche Angebote Sie überhaupt und in welcher Weise nutzen.

Im Folgenden finden Sie Hinweise, wie Sie mit dem Social-Media-Inventory arbeiten. Sie können die Excel-Tabelle beliebig nach eigenen Bedürfnissen ergänzen. Ich habe sie so allgemein angelegt, dass sie eigentlich für jeden Nutzer gut funktionieren sollte.

Hier geht es direkt zum Download der Tabelle (keine Anmeldung, keine Registrierung).

Hinweis: So setzen Sie das Inventory am besten ein

Das Inventory eignet sich für die Bestandsaufnahme in Unternehmen, in Teams oder Abteilungen, ebenso aber für Einzelunternehmen und einzelne Personenmarken. Markenbotschafter innerhalb von Unternehmen legen sich zusätzlich eine eigene Tabelle für ihre Personenmarke an. Gerade für exponierte Personen, etwa einen in sozialen Netzwerken präsenten CEO, wird es ebenfalls ein Team geben, das daran mitarbeitet. Excel an sich ist natürlich noch kein  Kollaborationstool. Je nach Größe der Organisation können Sie die Tabelle als Grundlage verwenden, um sie beliebig weiter auszubauen, und sie gegebenfalls in Ihr Kollaborationstool zu integrieren. Wie dies genau auszugestalten ist, hängt von den Funktionen der gewählten Plattform ab. Deswegen enthält die Excel-Tabelle auch möglichst wenige spezifische Funktionen, wie etwa Dropdown-Menüs. Bauen Sie diese ggf. ein, um allen Beteiligten die Arbeit zu erleichtern.

Tipp: Für jeden neuen turnusmäßigen Check können Sie die Tabelle duplizieren und unter einem neuen Dateinamen ablegen. Auf diese Weise lässt sich jeder vorige Stand abrufen und die Entwicklung über die Zeit hinweg betrachten.

Bestandsaufnahme aller Accounts und Profile

Legen Sie in der Tabelle für jedes Profil oder Konto, das Sie in einem sozialen Netzwerk betreiben, eine eigene Zeile an. Wenn Sie mehrere Konten pro Plattform betreiben, empfiehlt es sich, diese untereinander anzulegen.

Etliche Profile werden Ihnen sofort einfallen. Fahnden Sie aber auch gezielt nach Accounts, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie wirklich genutzt haben, oder die nur dazu dienten, sich den betreffenden Benutzernamen zu sichern. Hinweise darauf könnten Sie beispielsweise in Ihren E-Mails finden. Vielleicht erhalten Sie auch von Zeit zu Zeit Newsletter oder sonstige Nachrichten von Plattformen, an die Sie gar nicht mehr gedacht hatten, und werden auf diese Weise daran erinnert. Das ist dann eine gute Gelegenheit, das betreffende Profil ebenfalls in die Tabelle einzutragen. Gleiches nehmen Sie natürlich mit Konten vor, die Sie neu anlegen.

Social-Media-Inventory: Die einzelnen Felder ausfüllen – so geht’s

Die Bezeichnungen der einzelnen Felder beziehen sich auf das Social-Media-Inventory, das Sie hier herunterladen können.

• Datum des letzten Checks

Tragen Sie hier das Datum ein, an dem Sie das Profil, die Seite oder die Präsenz, die in dieser Zeile beschrieben ist, zuletzt überprüft haben. Wenn Sie die Tabelle jeweils neu ablegen und alle eingetragenen Profile checken, dann brauchen Sie das Datum natürlich jeweils pro Check nur einmal einzutragen.

• Plattform/Anbieter

Um welche Plattform/welches soziale Netzwerk handelt es sich? Beispiele: XING, LinkedIn, Facebook oder Twitter.

• Angelegt am

Pro Profil (deswegen also bei mehreren Profilen/Seiten/Gruppen bei einem Anbieter für jedes davon eine neue Zeile anlegen): Wann haben Sie den Account eröffnet beziehungsweise sich angemeldet? Wenn dies nicht mehr bekannt und im Profil nicht angegeben ist, hilft oft der Blick auf das erste Posting.

• URL

Hier steht der Deep Link zu Ihrem Profil/zu Ihrer Seite/Ihrer Gruppe, und zwar so, wie er für andere aufrufbar ist. So haben Sie sie für alle Zwecke, etwa die Weitergabe an andere oder die Verlinkung von anderen Seiten aus, schnell zu Hand.

• Benutzername/ (…)

Wie auf der Plattform angegeben. Nicht alle Plattformen erfordern einen Benutzernamen, bei manchen ist er mit dem Personen- oder Firmennamen identisch.

• Screenname (falls abweichend)

Nicht immer sind Benutzername und Screenname gleich. Bei Twitter können Sie entweder auch als eigentlichen Namen das Handle angeben oder eine eigene Bezeichnung. Mein Twitter-Handle beispielsweise lautet @PR_Doktor, aber als Namen lasse ich meinen eigenen anzeigen: Dr. Kerstin Hoffmann. Gleiches lässt sich auch für Unternehmen so handhaben.

• Persönliches Profil
• Unternehmens-/Gemeinschaftsprofil
• Seite 
• Gruppe

Zutreffendes kennzeichnen.

• Aktiv (A) oder stillgelegt (S)?

Manche Profile und Seiten legt man zunächst nur an, um den eigenen Namen als Benutzernamen vorsorglich zu sichern. Andere will man temporär ausprobieren. Oder man hat ein Angebot eine Zeitlang intensiv genutzt, aber dann haben sich die Prioritäten verschoben. Daher sollten Sie beim Check auch die Gewichtung überprüfen. Ein stillgelegter Account braucht womöglich eine geänderte Kennzeichnung. Vielleicht wollen Sie auch die Sichtbarkeitseinstellungen verändern. Von manchen sozialen Netzwerken wollen Sie sich womöglich ganz verabschieden, weil sie nicht mehr zu Ihrer Personenmarken-Strategie passen. Geben Sie aber nicht vorschnell Nutzernamen auf, etwa Ihren Firmennamen, nur weil ein Angebot vorerst stillliegt.

Steht in diesem Feld ein „S“, braucht der Check für dieses Profil allerdings erst einmal nicht weiterzugehen. Es ist sinnvoll, alle stillgelegten Profile ans Ende einer solchen Liste oder in eine separate Liste zu legen und ggf. wieder hervorzunehmen, wenn sie doch wieder aktiviert werden sollen.

• Zahl der Kontakte/Fans/ Follower

Tragen Sie hier die Zahl am Stichtag des Erfassungsdatums ein. Wenn eigene Follows und Follower voneinander abweichen (beispielsweise bei Twitter oder Instagram), dann geben Sie hier zwei Zahlen ein und kennzeichnen es entsprechend.

• Inhalte/Kanalversprechen (lt. Strategie)

Was wollen Sie mit dem Account bewirken? Was ist das Kanalversprechen an Ihr Netzwerk? Welche Arten der Botschaften gehören dazu? Hier ist eine kurze Notiz dazu unter Umständen sinnvoll, damit Sie auf den ersten Blick wissen, was in dieses Profil an Inhalten hineingehört. Wenn Sie ansonsten einen guten Überblick über Ihre Strategie haben, ist dieses Feld optional. Mehr zum Thema „Kanalversprechen“ finden Sie hier.

• Kurz-Bio aktuell?

Stimmt Ihre Selbstbeschreibung noch? Wenn nicht, ändern oder ergänzen Sie sie.

• Infos + Links aktuell?

Prüfen Sie einmal alle Felder und Unterseiten des betreffenden Profils auf Korrektheit und Vollständigkeit. Womöglich gibt es seit dem Anlegen (oder seit dem letzten Check) neue Funktionen oder Felder, die Sie noch nicht nutzen. dies gilt ebenso für Beschreibungen etc. bei Seiten, Gruppen usw.

• Bild/Design aktuell?

Wann haben Sie eigentlich das letzte Mal Ihr Profil- und Ihr Titelbild ausgetauscht? Hat womöglich seither die Plattform ihr Layout verändert, und die Bildgröße passt gar nicht mehr? Stammt die letzte Überarbeitung Ihres Twitter-Accounts aus einer Zeit, als es dort noch keine Titelbilder gab? Enthält das Titelbild eine veraltete Information? Prüfen Sie alle Designelemente, und ändern Sie gegebenenfalls, was nötig ist.

• Login-Hinweis

In vielen sozialen Netzwerken ist der Login identisch mit dem Benutzernamen oder der E-Mail-Adresse, oder man kann eines von beiden wählen. Tragen Sie es entweder hier direkt ein. Oder legen Sie sich einen Code an, anhand dessen Sie es sofort wieder wissen. In der beispielhaft ausgefüllten Zeile bedeutet beispielsweise eine „1“, dass ich die E-Mail-Adresse gewählt habe, die ich extra für Social-Media-Logins angelegt habe und die nicht öffentlich auffindbar ist.

• Passwort-Hinweis

Ich rate davon ab, Passwörter unverschlüsselt irgendwo abzulegen, wo andere sie vielleicht sehen können. Die „2“, die ich in dem Beispiel in der Tabelle eingetragen habe, liefert unserem Team einen Hinweis darauf, wie das Passwort lautet, das anderswo abgelegt ist.

• Passwort aktualisiert am

Manche Sicherheitsfachleute empfehlen, die Passwörter in allen Profilen und Accounts regelmäßig zu wechseln. Manche Plattformen fordern das sogar regelrecht ein. Auch wenn eine Plattform, was ja leider manchmal vorkommt, eine Sicherheitslücke an einem vergangenen Zeitpunkt meldet, ist es gut zu wissen, ob Sie schon damals dasselbe Passwort verwendet haben. Daher sollten Sie sich notieren, seit wann das jeweilige Passwort gültig ist.

• 2-Faktor-Authentifizierung

Wo immer dies möglich ist – und zum Glück wird es mehr und mehr angeboten – sollten Sie eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten. Gerade wenn mehrere Personen zugreifen müssen, ist es hilfreich zusätzlich zu vermerken, wie dies eingerichtet ist.

• Wer hat Zugriff?

Für eine Seite oder eine Gruppe nur einen einzelnen Administrator einzurichten, ist fahrlässig. Zudem erfordern es die Abläufe in der Unternehmenskommunikation, dass mehrere Personen sich mit Verwaltung, Pflege und Moderation abwechseln. Wenn hier hinterlegt ist, wer mit welcher Berechtigung Zugriff hat, erspart dies viel Aufwand – auch und gerade dann, wenn jemand einmal plötzlich nicht erreichbar ist.

Ob nun eine Gemeinschaftsseite oder ein persönliches Profil: In den allermeisten Fällen erscheint es sinnvoll, dass zumindest für den Notfall mindestens eine weitere Person zugreifen kann. Oft gehört es sogar explizit zu einer Personenmarken-Strategie dazu, dass andere beteiligt sind. Mit der Zeit vergisst man aber, wer irgendwann einmal Zugriff hatte. Vielleicht ist der betreffende Mitarbeiter längst nicht mehr im Unternehmen, könnte aber theoretisch immer noch zugreifen. Umgekehrt muss man beim Austausch eines Passworts ebenfalls daran denken, den anderen Beteiligten diese Information zukommen zu lassen.

• Überwiegend auf der Plattform selbst gepflegt

Wenn zutreffend, hier anhaken.

• Überwiegend mit diesem Tool gepflegt

Social-Media-Dashboard, komplexe Content-Marketing-Lösungen: Jede Contentstrategie ist anders aufgebaut. Deswegen kann dieses Feld nur grob vorschlagen. Ggf. bitte selbst individualisieren.

• Weitere Berechtigungen und Verknüpfungen

Automatisierungen, plattformübergreifendes Posting, Autorisierung einer Plattform mit einem anderen Account: Hier gibt es viele Möglichkeiten, und mit der Zeit gerät oft in Vergessenheit, was womit verknüpft ist. Um bestimmte Apps zu nutzen, von einem Netzwerk in das andere zu posten oder um ein soziales Netzwerk mit einem externen Tool wie Buffer oder Hootsuite zu bespielen, muss man den Zugriff ausdrücklich erlauben. Idealerweise hat man sich das jeweils im Einzelfall gut überlegt. Dennoch sammeln sich mit der Zeit bei fast jedem solche Berechtigungen an. Oft nutzt man irgendwann die betreffende App oder das Tool gar nicht mehr, vergisst aber, die Berechtigung zu widerrufen. Die erstmalige systematische Bestandsaufnahme stellt, ebenso wie der turnusmäßige Check, eine gute Gelegenheit dar, diese Berechtigungen zu überprüfen.

• Themenplanung, Redaktionsplan und Projektmanagement

Dieser Punkt ist essentiell, sprengt aber eigentlich den Rahmen eines solchen Inventars. Er soll hier dennoch angesprochen werden. Setzen Sie ggf. Freitext oder entsprechende Verweise ein, damit jede/r Beteiligte sofort die Verknüpfungen zu den Tools findet, sie Sie nutzen, um Ihre Inhalte und Dialoge zu erarbeiten, zu erstellen und zu managen.

• Weiterer Handlungsbedarf

Wenn Sie bestimmte Teile oder Elemente nicht sofort austauschen oder ändern, dann sollten Sie hier den Handlungsbedarf definieren. Beispiel: Vielleicht sind Ihre Profilfotos veraltet, aber Sie müssen erst neue machen lassen. Oder Sie wollen den RSS-Feed Ihres noch anzulegenden Blogs bei XING automatisch importieren lassen, sobald er in ein paar Monaten vorliegt. Tragen Sie hier alles ein, was nicht vergessen werden soll, und legen Sie die Liste erst als erledigt ab, wenn alles erfüllt ist.

• Nächster Check

Hier steht der nächste Termin für Ihren turnusmäßigen Social-Media-Check. Dieser gehört zugleich in IhrenProjektalender.

• Bemerkungen/Sonstiges

Hier können Sie alles notieren, was Sie sonst noch brauchen, um sich etwa beim nächsten Mal sofort zurechtzufinden. Womöglich wollen Sie hier auch Hinweise für weitere Mitarbeiter hinterlegen.

Der Social-Media-Check ist nur der Anfang

Wie oben bereits verdeutlicht: Eine solche Tabelle kann nur einen Anfang und eine erste Hilfestellung darstellen. Sie kann Anregungen liefern und dafür sorgen, dass nichts vergessen wird. Bitte gestalten Sie sie so aus, wie es zu Ihrer Strategie und zu Ihren Abläufen passt.

Gerade wenn Sie im Team Ihre Social Networks betreuen, brauchen Sie leistungsfähige, interaktive Tools. Aber auch wenn Sie Ihre Accounts allein managen, sollten Sie über solche Möglichkeiten zumindest nachdenken. Für kleinere Unternehmen lohnt es sich, beispielsweise Tools wie Trello oder Asana einmal anzuschauen, die in Basisversionen kostenfrei nutzbar sind.

In größeren Unternehmen gibt es meistens schon entsprechende Plattformen und Intranet-Lösungen – und wenn nicht, wäre es höchste Zeit! Aber dies ist noch einmal ein eigenes Thema, mit dem ich mich an anderer Stelle nochmals ausführlich befassen will.

Erwartete weitere Ergebnisse des Social-Media-Checks

Die Arbeit mit den verschiedenen Strategien wird Ihnen mehr zeigen als nur den Überblick über Ihre Accounts. Sie werden beispielsweise feststellen …

… ob Sie Ihr gesamtes Kommunikationskonzept ganz oder in Teilen überarbeiten sollten.

… ob Handlungsbedarf bezüglich der Zeitplanung und der Aufgabenverteilung besteht.

… ob Sie einzelne Accounts ausbauen, ergänzen oder auch zurückfahren wollen.

… ob Sie Ihre (Zeit-)Budgets für die Pflege der Profile neu verteilen oder anders kalkulieren sollten.

… ob vielleicht die Überarbeitung von Inhalten und Botschaften zeigt, dass ganz grundlegende – eventuell auch unternehmerische – Änderungen anstehen.

Das alles ist eine Frage der Arbeit an der Gesamtkommunikation. Anregungen dazu, wie man diese strategisch plant und umsetzt, werden Sie auch in Zukunft von mir erhalten – hier im PR-Doktor, in meinen Videos und in sozialen Netzwerken.

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Dr. Kerstin Hoffmann

Über die Autorin
Schön, dass Sie hier mitlesen. Ich bin Kerstin Hoffmann. Ich berate und begleite seit vielen Jahren Unternehmen in ihrer Kommunikationsstrategie und im Content-Marketing. Besonders spezialisiert bin ich zudem auf Corporate-Influencer-Strategien. Ich halte Vorträge und schreibe Bücher. Lange habe ich an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf gelehrt, bis heute gebe ich Gastvorlesungen an verschiedenen Hochschulen.

→ Erfahren Sie mehr über das Beratungs- und Vortragsangebot.

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